Việc thiết lập VPN có thể cảm thấy đơn giản khi nó thuộc về một người. Bạn cài đặt ứng dụng, chọn thời điểm kết nối, chuyển đổi vị trí khi cần và điều chỉnh thói quen sử dụng tài khoản và thiết bị của riêng bạn.
Điều đó thay đổi khi nhiều người dựa vào cùng một quy trình làm việc VPN cho công việc. Một đại lý nhỏ, nhóm khởi nghiệp, nhóm hỗ trợ hoặc nhóm hoạt động phân phối phải nghĩ xa hơn “VPN có kết nối không?” Câu hỏi lớn hơn là liệu mọi người có sử dụng nó một cách nhất quán, có trách nhiệm và theo cách phù hợp với các quy định của công ty và khách hàng hay không.
Hướng dẫn này giải thích sự khác biệt thực tế giữa thói quen VPN cá nhân và quy trình làm việc VPN của nhóm mà không biến nó thành so sánh nhà cung cấp hoặc danh sách kiểm tra mua sắm của doanh nghiệp.
Người tiêu dùng VPN so với Doanh nghiệp VPN: Sự khác biệt thực sự là sự phối hợp
Cụm từ consumer vpn vs business vpn nghe có vẻ giống như một cuộc tranh luận về danh mục sản phẩm. Đối với các nhóm nhỏ, sự khác biệt hữu ích hơn là hoạt động.
VPN cá nhân thường được quản lý bởi một người cho nhu cầu duyệt web, du lịch, sử dụng Wi-Fi công cộng hoặc các nhu cầu liên quan đến vị trí của người đó. Người dùng quyết định thời điểm kết nối, sử dụng vị trí máy chủ nào và cách xử lý các trang web hoặc cảnh báo tài khoản bị hỏng.
Thiết lập nhóm VPN có nhiều bộ phận chuyển động hơn:
- Nhiều người có thể có cùng thói quen truy cập.
- Tài khoản công việc, bảng điều khiển khách hàng, bảng quản trị hoặc công cụ tài chính có thể liên quan.
- Công nhân mới cần có hướng dẫn hòa nhập rõ ràng.
- Công nhân khởi hành cần được dọn dẹp sạch sẽ.
- Các thành viên trong nhóm cần biết hoạt động nào nên sử dụng VPN và hoạt động nào không nên sử dụng.
- Người quản lý có thể cần một chính sách nhất quán thay vì lời khuyên không chính thức được truyền đi trong cuộc trò chuyện.
Đó là lý do tại sao VPN tưởng đơn giản đối với một người lại có thể trở nên khó hiểu khi nó trở thành một phần thói quen làm việc hàng ngày của nhóm.
Những gì các nhóm thường muốn từ VPN Sử dụng
benefits of vpn in business dễ hiểu nhất khi chúng được thực hiện một cách thực tế. VPN có thể giúp định tuyến lưu lượng truy cập qua đường hầm được mã hóa giữa thiết bị của người dùng và máy chủ VPN. Điều đó có thể hữu ích khi nhân viên làm việc từ Wi-Fi của khách sạn, mạng sân bay, không gian làm việc chung, quán cà phê, căn hộ chung hoặc các mạng khác mà công ty không kiểm soát.
Đối với một nhóm nhỏ, giá trị thường nằm ở việc giảm khả năng tiếp xúc có thể tránh được và tạo thói quen làm việc từ xa nhất quán hơn. VPN có thể giúp các nhóm:
- tránh gửi lưu lượng công việc trực tiếp qua mạng cục bộ không đáng tin cậy;
- tạo thói quen nhất quán hơn cho việc sử dụng Wi-Fi công cộng;
- giảm sự nhầm lẫn về thời điểm người lao động nên bảo vệ giao thông trong những ngày đi lại;
- tách thói quen duyệt web liên quan đến công việc khỏi bất kỳ mạng nào ở gần đó;
- hỗ trợ các quy tắc nội bộ để truy cập các công cụ nhạy cảm từ các vị trí không được quản lý.
Những lợi ích đó đều có giới hạn. VPN không thay thế multi-factor authentication, mật khẩu mạnh, bảo mật điểm cuối, quản lý thiết bị, đánh giá quyền truy cập hoặc đào tạo nhân viên. Nó cũng không làm cho tài khoản đăng nhập trở nên ẩn danh đối với dịch vụ đang được sử dụng. Nếu ai đó đăng nhập vào bảng thông tin công việc thì bảng thông tin đó vẫn biết tài khoản nào đang hoạt động.
Được chia sẻ VPN Quy tắc cần truy cập chứ không phải phỏng đoán
Cụm từ shared vpn access không có nghĩa là mọi người đều vô tình chuyển thông tin đăng nhập hoặc bỏ qua các điều khoản của nhà cung cấp. Điều đó có nghĩa là một nhóm cần quyết định cách xử lý quyền truy cập VPN khi có nhiều người tham gia.
Tối thiểu, một nhóm phải trả lời những câu hỏi sau:
- Ai được phép sử dụng VPN cho công việc?
- Những thiết bị nào có thể được sử dụng?
- VPN có nên bật cho Wi-Fi công cộng, du lịch, công việc của khách hàng hay trang tổng quan của quản trị viên không?
- Ai cập nhật hướng dẫn thiết lập?
- Điều gì xảy ra khi ai đó rời bỏ công ty hoặc dự án?
- Công cụ, nền tảng hoặc ứng dụng khách nào có quy tắc về việc sử dụng VPN?
Những câu hỏi này quan trọng vì VPN sử dụng liên quan đến bảo mật tài khoản, vệ sinh thiết bị và chính sách nơi làm việc. Một nhóm không cần một cuốn sổ tay phức tạp nhưng cần có sự hiểu biết chung không phụ thuộc vào việc một người có thể nhớ giải thích mọi thứ.
Quá trình giới thiệu trở thành một phần của quy trình làm việc VPN
Đối với một người, việc thiết lập là nhiệm vụ một lần. Đối với một nhóm, thiết lập lặp lại.
Mọi nhân viên, nhà thầu hoặc người làm việc tự do mới có thể cần biết:
- khi dự kiến sử dụng VPN;
- cách cài đặt và đăng nhập theo quy trình đã được nhóm phê duyệt;
- phải làm gì nếu một trang web chặn hoặc thách thức việc đăng nhập;
- cần liên hệ với ai nếu VPN không thành công;
- những công cụ làm việc nào không bao giờ được truy cập từ các mạng không xác định nếu không có sự thận trọng đặc biệt.
Quá trình giới thiệu tốt cũng đặt ra kỳ vọng. VPN không phải là lớp bảo mật kỳ diệu giúp khắc phục mọi hành vi nguy hiểm. Nếu ai đó sử dụng lại mật khẩu, bỏ qua multi-factor authentication, tải xuống các tệp đáng ngờ hoặc đăng nhập vào công cụ làm việc từ một thiết bị không được quản lý thì VPN không thể tự giải quyết những vấn đề đó.
Việc rời khỏi tàu cũng quan trọng không kém
Offboarding là nơi những thói quen VPN không chính thức thường bị phá vỡ. Khi một người rời khỏi dự án, thay đổi vai trò hoặc ngừng làm việc với khách hàng, nhóm nên xem xét liệu người đó có còn quyền truy cập vào các tài khoản, tệp thiết lập, hướng dẫn hoặc công cụ làm việc liên quan đến VPN hay không.
Đây không phải là về sự thiếu tin tưởng. Đó là vệ sinh truy cập cơ bản.
Một nhóm nhỏ có thể giữ cho quá trình này đơn giản:
- xóa quyền truy cập không còn cần thiết;
- cập nhật mọi hướng dẫn được chia sẻ có đề cập đến người hoặc thiết bị đó;
- xem xét quyền truy cập của khách hàng hoặc nền tảng gắn liền với vai trò;
- xác nhận rằng mọi thiết bị thuộc sở hữu của công ty đều tuân theo quy trình trả lại hoặc xóa của công ty;
- tài liệu đã hoàn thành bước xuất xưởng.
Điểm quan trọng là tính nhất quán. Nếu nhóm xử lý quyền truy cập VPN như một phần của quy trình tham gia và rời bỏ thông thường thì khả năng đó sẽ ít xảy ra hơn.
Tính nhất quán của IP có thể ảnh hưởng đến tài khoản công việc
Một số công cụ làm việc và nền tảng trực tuyến chú ý đến các kiểu đăng nhập. Một sự thay đổi đột ngột về quốc gia, khu vực hoặc mạng có thể dẫn đến việc xác minh thêm, xem xét tài khoản hoặc xung đột tạm thời. Điều đó không có nghĩa là VPN đang làm sai điều gì đó. Điều đó có nghĩa là dịch vụ đang cố gắng đánh giá xem thông tin đăng nhập có giống như mong đợi hay không.
Các đội nên cẩn thận với những thay đổi về địa điểm. Nếu nhân viên chuyển đổi ngẫu nhiên các vị trí VPN, đăng nhập từ các mạng khác nhau và sử dụng nhiều thiết bị, thì hệ thống quản lý rủi ro tài khoản có thể thấy một mô hình cần kiểm tra thêm.
Đây là một lý do khiến các nhóm nhỏ thường quan tâm đến các hoạt động có thể dự đoán được. Họ có thể quyết định khi nào nên sử dụng vị trí VPN lân cận, khi nào không chuyển đổi vùng và khi nào nên tạm dừng trước khi đăng nhập vào các công cụ nhạy cảm khi đi du lịch. Chính sách phù hợp phụ thuộc vào công cụ của nhóm, điều khoản của nhà cung cấp, quy tắc của khách hàng và yêu cầu của địa phương.
Wi-Fi công cộng là trường hợp sử dụng phổ biến của nhóm
Wi-Fi công cộng là một trong những nơi dễ dàng nhất để giải thích việc sử dụng VPN cho những người không rành về kỹ thuật. Mọi người hiểu rằng mạng lưới sân bay, khách sạn, quán cà phê và hội nghị là môi trường chung. Họ có thể không biết ai điều hành mạng, mạng được cấu hình như thế nào hoặc liệu cổng bị khóa có xuất hiện trước khi kết nối được bảo vệ hay không.
Đối với một nhóm, chính sách có thể đơn giản:
- tránh công việc nhạy cảm trên các mạng không xác định khi có thể;
- kết nối với VPN trước khi mở trang tổng quan công việc khi mạng cho phép;
- luôn cập nhật hệ điều hành, trình duyệt và ứng dụng;
- sử dụng các trang web HTTPS và multi-factor authentication;
- dừng lại và yêu cầu trợ giúp nếu cổng bị khóa, cảnh báo chứng chỉ hoặc cảnh báo đăng nhập có vẻ đáng ngờ.
Điều này giữ cho lời khuyên có cơ sở. VPN là một phần của thói quen làm việc từ xa an toàn hơn chứ không phải toàn bộ chương trình bảo mật.
Cách đánh giá dịch vụ VPN dành cho doanh nghiệp nhỏ mà không cần mua quá nhiều
Khi xem vpn services for small business, hãy tránh bắt đầu với danh sách kiểm tra tính năng khổng lồ được sao chép từ các chương trình bảo mật doanh nghiệp. Bắt đầu với quy trình làm việc thực tế của bạn.
Hãy đặt những câu hỏi thực tế trước:
- Có bao nhiêu người cần quyền truy cập VPN để làm việc?
- Họ là nhân viên, nhà thầu hay cả hai?
- Họ sử dụng các thiết bị của công ty, thiết bị cá nhân hay kết hợp?
- Công cụ nào đủ nhạy cảm để cần các quy tắc truy cập chặt chẽ hơn?
- Máy khách hoặc nền tảng có hạn chế việc sử dụng VPN không?
- Ai sở hữu onboarding, hỗ trợ và offboarding?
- Phương án dự phòng khi kết nối VPN không thành công trong lúc làm việc khẩn cấp là gì?
Cách tiếp cận này giúp một nhóm nhỏ tránh được hai sai lầm phổ biến. Đầu tiên là xử lý thói quen VPN cá nhân như thể nó tự động mở rộng quy mô cho một nhóm. Thứ hai là mua hoặc yêu cầu các tính năng trước khi nhóm hiểu được nhu cầu hoạt động của chính mình.
Chính sách VPN đơn giản dành cho người dùng doanh nghiệp
Chính sách vpn for business users không nhất thiết phải dài. Phiên bản đầu tiên hữu ích có thể vừa trên một trang.
Bao gồm các phần này:
Khi nào nên sử dụng VPN
Liệt kê các tình huống mà người lao động nên kết nối, chẳng hạn như Wi-Fi công cộng, đi du lịch, không gian làm việc chung hoặc tiếp cận các công cụ làm việc nhạy cảm. Giữ từ ngữ đủ rõ ràng cho người dùng không có kỹ thuật.
Cái VPN Không thay thế được
Nêu rõ rằng VPN không thay thế multi-factor authentication, password managers, bản cập nhật thiết bị, nhận thức lừa đảo hoặc quy tắc truy cập dành riêng cho khách hàng.
Cách xử lý cảnh báo đăng nhập
Hướng dẫn nhân viên biết phải làm gì nếu nền tảng yêu cầu xác minh bổ sung sau khi kết nối VPN. Câu trả lời thường là: dừng lại, xác minh thông tin đăng nhập là hợp pháp và tuân theo quy trình bảo mật tài khoản của nhóm.
Cách yêu cầu trợ giúp
Đặt tên chủ sở hữu cho việc thiết lập và khắc phục sự cố VPN. Một nhóm nhỏ có thể không có bộ phận CNTT chuyên trách nhưng phải có ai đó phụ trách quy trình này.
Cách kết thúc quyền truy cập
Đặt quyền truy cập VPN vào một phần của quá trình loại bỏ. Khi ai đó rời đi, thay đổi vai trò hoặc kết thúc tương tác với khách hàng, quyền truy cập liên quan đến VPN phải được xem xét cùng với email, công cụ dự án và trang tổng quan của quản trị viên.
Khi VPN Không đủ
Một số vấn đề nằm ngoài khả năng giải quyết của VPN.
VPN sẽ không quyết định ai sẽ có quyền truy cập vào trang tổng quan của khách hàng. Nó sẽ không ngăn chặn mọi cuộc tấn công lừa đảo. Nó sẽ không chứng minh rằng một thiết bị hoạt động tốt. Nó sẽ không làm cho tài khoản đăng nhập trở nên ẩn danh. Nó sẽ không đảm bảo rằng mọi trang web hoặc nền tảng sẽ chấp nhận lưu lượng truy cập VPN.
Các nhóm nhỏ nên coi việc sử dụng VPN là một lớp trong quy trình truy cập rộng hơn. Đối với nhiều nhóm, quy trình đó còn bao gồm multi-factor authentication, password managers, cập nhật thiết bị, quyền dựa trên vai trò, chia sẻ tệp an toàn và xóa bỏ.
Bài học cuối cùng
Thay đổi chính từ việc sử dụng VPN cá nhân sang việc sử dụng VPN của nhóm là trách nhiệm. Một người có thể dựa vào thói quen cá nhân. Một nhóm cần có các quy tắc chung.
Nếu nhóm của bạn bắt đầu sử dụng VPN cho công việc từ xa, hãy bắt đầu với những thông tin cơ bản: ai sử dụng nó, khi nào họ sử dụng nó, nó bảo vệ cái gì, nó không bảo vệ cái gì và quyền truy cập thay đổi như thế nào khi mọi người tham gia hoặc rời đi. Cấu trúc đơn giản đó sẽ giúp mang lại sự nhất quán hàng ngày hơn là những lời khuyên mơ hồ như “chỉ cần bật VPN”.